Methodiekenkoffer Veerkrachtige Dorpen

Ongeveer 70% van de dorpen op het Vlaamse platteland heeft vandaag geen buurtwinkels, banken of postpunten meer. Verkavelingen doen de grens tussen stad en dorp vervagen. Zoek samen antwoorden op de uitdagingen waar de dorpen voor staan.

MAAK SAMEN JE DORP BESTAND TEGEN FIGUURLIJKE WEER EN WIND.

KIJK | KLIK | LEES EN VERWONDER

Vragen? Wil je dit ook voor jouw dorp? Contacteer ons! We zetten je graag op weg.

Het Platteland-Plusproject ‘Veerkrachtige dorpen’ werd uitgevoerd met Vlaamse en provinciale financiering tussen 2017 en 2020. Provincie Antwerpen ontwikkelde samen met de partners RURANT en Innovatiesteunpunt de pilot in kader van het project Veerkrachtige dorpen.

In 5 STAPPEN naar een veerkrachtiger dorp

Stel een stuurgroep samen van betrokkenen van het gemeentebestuur, geëngageerde inwoners van het dorp en procesbegeleiders. In deze stuurgroep bespreek je elke stap van het proces.

STAP 1 – DE ANALYSE OF DE WIE.WAT.HOE.

Rapporten, statistieken, studies, websites, gesprekken met sleutelfiguren,… vormen de basis voor het analysedocument. Het vat de uitdagingen samen waar het dorp voorstaat. De analyse geeft inzichten in de huidige toestand van het dorp. Het is de basis voor een gesprek met het gemeentebestuur en de inwoners.

Aanpak

1. Thema’s die de veerkracht van een dorp bepalen en die onderzocht worden in de analyse zijn: sociale samenhang, actief burgerschap, bestuurskracht van je gemeentebestuur, economische situatie van het dorp, armoede, klimaat en energie, vergrijzing, jongeren, open ruimte, mobiliteit en aanwezigheid van basisvoorzieningen.
2. Bevraag het gemeentebestuur over wat het al doet in het dorp waar een veerkrachtige dorpentraject zal starten, en welke acties voor het dorp al opgenomen zijn in de gemeentelijke meerjarenplanning.
3. Op de website https://provincies.incijfers.be/ vind je zeer veel interessante cijfers om je analyse mee te onderbouwen.
4. Spreek met acht tot tien mensen die het dorp goed kennen over hun beleving ervan. Ga met hen in overleg over de thema’s die je in de analyse bespreekt. Zorg voor een voldoende diversiteit bij de geïnterviewden.
5. Geef in je analysedocument aan welke thema’s meer aandacht vragen om de veerkracht van het dorp te vergroten.
6. Bespreek het analyse document met de stuurgroep, het gemeentebestuur en met de mensen die je interviewde. Zorg voor een bevattelijke presentatie van je gegevens.

Tips

• Zorg voor een uitgebreide versie en een samenvatting voor wie niet heel het document wil
• Zodra je tien mensen hebt geïnterviewd, kan je verwachten dat je niet veel extra informatie meer zal verkrijgen bij bijkomende interviews.
• Zorg voor een bedankje voor de mensen die je interviewde. Zo’n gesprek kan al gauw anderhalf uur duren, een fikse hap uit die mensen hun tijd. Door hen te bedanken, vergroot je hun betrokkenheid en maak je hen ambassadeur van je traject.
• Laat geïnterviewden altijd het verslag van je gesprek nalezen. Vraag of hun inbreng anoniem in de analyse mag komen.
• Kies enkele goede parameters om de uitdagingen van het dorp te staven. Hou het beperkt, zodat het overzichtelijk blijft.
• Begin tijdig met de analyse: het vraagt tijd om die goed uit te werken en ze te bespreken met het gemeentebestuur. Reken minstens een drietal maanden.
• Toets je resultaten steeds af met mensen op het terrein: inwoners, ambtenaren en schepenen.
• Vergelijk de cijfers van het dorp met die van gelijkaardige dorpen. Hiervoor kan je gebruik maken van de Belfius-cluster van vergelijkbaregemeenten.

Voorbeelden

Laat je inspireren door de analyse van Ranst en Schoonbroek.

STAP 2 – HET STARTMOMENT TIJD OM DE FOCUS TE BEPALEN

Tijdens een infomarkt waarvoor alle inwoners van het dorp worden uitgenodigd, krijgen de aanwezigen de kans om aan te geven welke uitdagingen zij prioritair vinden voor hun dorp. Om hun keuze te onderbouwen, krijgen ze input uit de analyse. Tijdens dit startmoment kunnen aanwezigen voorstellen doen en ideeën aanreiken over thema’s die uit de analyse blijken en  die het dorp voor een uitdaging stellen.

Aanpak

1. Geef bij de aanvang van de bijeenkomst aan wat het doel en de aanpak van het traject is. Vertel wat het speelveld is waarin deelnemers kunnen participeren: waarover hebben ze wel inbreng en waarover niet.
2. Maak een duidelijk draaiboek op. Heb aandacht voor locatie, tijdstip, agenda, doelstellingen van de bijeenkomst, de te gebruiken methodiek, vereist materiaal, taakverdeling in voorbereiding én tijdens het startmoment, communicatie voor en na de bijeenkomst …
3. Presenteer de resultaten uit de analyse op een visueel aantrekkelijke manier.
4. Geef iedereen de kans om een inbreng te hebben. Een systeem zoals een infomarkt werkt goed. Dat wil zeggen dat we geen typische vergadering doen met een panel maar dat we de setting zo informeel mogelijk maken.
5. Deze bijeenkomst moet zin geven om tijdens de participatie bij te dragen. Zorg voor een hapje en een drankje, zodat de sfeer meteen gezellig en positief is
6. Maak een goed verslag van de bijeenkomst.

Tips

• Bespreek voor de bijeenkomst met het gemeentebestuur welke thema’s zeker wel en welke niet besproken mogen worden. Een thema kan bijvoorbeeld niet aan bod komen omdat er geen ruimte is voor burgerparticipatie, omdat er al andere trajecten over dat thema lopen/gelopen hebben, …
• Zorg dat iedere aanwezige de kans heeft om zijn inbreng te doen door een methodiek uit te werken die laagdrempelig werkt.
• Zorg dat alle communicatiekanalen van de gemeente en van partners in het dorp zoals dorpsverenigingen worden ingezet om deze bijeenkomst aan te kondigen.
• Als de burgemeester of een schepen het welkomstwoord doet, maak je de inwoners van het dorp duidelijk dat het bestuur de uitkomst van dit traject belangrijk vindt.
• Zorg voor een aanwezigheidslijst zodat je de aanwezigen achteraf een verslag kan sturen en uitnodigen voor volgende sessies. Vraag bij ontvangst na of aanwezigen een bezwaar hebben dat een foto van hen gebruikt zal worden voor bijvoorbeeld je website.
• Organiseer een apart startmoment met een doelgroep die uit de analyse naar voren komt als belangrijk in dat dorp. Zeker als je weet dat die doelgroep niet naar een participatiebijeenkomst zal komen, zoals bijvoorbeeld jongeren.

Laat je inspireren door het startmoment in Groot-Vorst, Heist-Goor en Essen. En bekijk hier de reportage van RTV over het startmoment in Schoonbroek.

STAP 3 – PARTICIPATIE INWONERS AAN ZET

Tijdens de vier participatie sessies wordt er samen met inwoners vorm gegeven aan een dorpsvisie, actielijst én de uitwerking van minstens één actie. Door stapsgewijs aan de slag te gaan en na elke sessie verder te bouwen op de input van de sessie ervóór, kunnen ideeën zich ontwikkelen. Mensen kunnen van elkaar leren en er worden verschillende zienswijzen en inzichten aangereikt. Waar nodig/mogelijk wordt consensus bereikt. Na de werksessies gaat de gemeente, in samenwerking met geëngageerde inwoners, aan de slag met de uitwerking van een “quickwin”. Dit is een actie die een relatief kleine inspanning vraagt en toch een onmiddellijk voelbaar effect heeft in het dorp.

Aanpak

1. Maak voor elke sessie een duidelijk draaiboek op. Heb aandacht voor locatie, tijdstip, agenda, doelstellingen van de avond, de te gebruiken methodieken, het vereiste materiaal, taakverdeling in voorbereiding én tijdens de werksessie zelf, communicatie voor en na de werksessie, …
2. Nodig de deelnemers uit én doe dat steeds opnieuw voor elke sessie. Nodig zeker de geïnteresseerden van het startmoment uit, maar indien nodig benader je gericht extra inwoners om de representativiteit tijdens de sessies te verhogen.
3. Wees tijdig aanwezig zodat alles klaar staat wanneer de eerste deelnemers aankomen.
4. Neem de deelnemers mee tijdens een creatieve en zinvolle avond! Voer het draaiboek en de vooropgestelde methodieken uit, maar laat het ook los wanneer nodig.
5. Maak een uitgebreid verslag voor verdere verwerking en voorzie een korte samenvatting voor de deelnemers.
6. Bereid het draaiboek van de volgende werksessie voor op basis van de uitkomst van de vorige. Toets inhoudelijke kwesties en vragen af bij beleid/administratieve diensten waar nodig.

Tips

• Leuk, aantrekkelijk en visueel materiaal spreekt het meeste aan.
• Stuur na elke sessie een herinnering aan de deelnemers van eerdere sessies (telefonisch, via mail, …).
• Zorg dat je verslagen leesbaar zijn voor jong en oud. Vermijd zoveel mogelijk vakjargon.
• Wees niet bang om te experimenteren met methodieken.
• Voorzie praktische ondersteuning: verslaggever, fotograaf …
• Een hapje en een drankje maken de sfeer luchtiger.
• De opstelling van de zaal is een bepalende factor voor de dynamiek. Als je bijvoorbeeld geen tafels nodig hebt, haal ze dan weg.
• Werk je in kleine groepjes? Zet niet meer dan 6, uitzonderlijk 8 mensen samen.
• Een goed moment vinden is moeilijk. Wil je mensen vier sessies lang meenemen? Prik dan steeds eenzelfde weekavond (of voor-/namiddag tijdens het weekend) zo maak je het potentiële deelnemers makkelijker om hun agenda vrij te maken.
• Een specifiek thema op de agenda? Haal er een expert bij!

STAP 4 – DE DORPSVISIE GEEFT RICHTING

“Als je een schip wil bouwen, trommel dan geen mensen bij elkaar om voor hout te zorgen, orders te geven en het werk in  te delen, maar maak in hen het verlangen wakker naar de uitgestrekte, eindeloze zee” (citaat van Antoine de Saint-Exupéry).

Het resultaat van de participatiesessies is een gedragen dorpsvisie die richting geeft aan beleid voor de komende jaren. Deze nota bundelt de ideeën die tijdens de participatiesessies zijn geopperd. Tijdens een toonmoment (stap 5) krijgen gemeentebestuur en inwoners van het dorp hun dorpsvisie overhandigd.

Aanpak

1. Breng in het document in beeld welk proces er doorlopen is om tot deze dorpsvisie te komen.
2. Bedenk een duidelijke structuur voor de dorpsvisie. Deze weerspiegelt de aanpak tijdens de participatiesessies. Zo kan je bijvoorbeeld alle acties per thema bundelen.
3. Maak bij de opbouw een onderscheid tussen de visie op een dorp, doelen die kunnen bijdragen tot de uitvoering van die visie, en acties die de doelen op korte en langere termijn moeten realiseren.
   1. Voorbeeld:
      1. visie 1 = DORP is een kindvriendelijk dorp.
      2. Doel 1.1. = Tegen 2022 kunnen de kinderen van het dorp veilig met de fiets of te voet naar school.
      3. Actie 1.1.1 = Aan de basisschool is een fietsstraat ingericht.

4. Bedenk welke acties door de gemeente, inwoners of anderen kunnen uitgevoerd worden.

Tips

• Een visiedocument moet goesting geven.
• Zet een redactieraad op die de tekst opmaakt, naleest, verbetert, …
• Vermijd moeilijke taal: dit document moet iedereen kunnen lezen.
• Een aantrekkelijk gelay-out document oogt professioneler en zal sneller gelezen worden.
• Zorg tijdens het participatieproces voor mooie foto’s die je in de dorpsvisie kan gebruiken.

Laat je inspireren door Heist-Goor en Hulshout.

STAP 5 – HET TOONMOMENT TIJD OM UIT TE PAKKEN

Op het toonmoment maken we zichtbaar wat er uit het participatieproces is gekomen. In de eerste plaats toon je welke acties het  lokaal bestuur opneemt die voortvloeien uit de dorpsvisie. Tijdens een plechtig momentje krijgen de inwoners van het dorp de dorpsvisie overhandigd van een gezagsdrager (gedeputeerde, burgemeester of schepen). Daarnaast toon  je ook de quickwin die tijdens de participatie is voorgesteld. Voorbeelden van zo’n quickwin zijn een pop-up plein waar geëxperimenteerd wordt met het verkeersluw maken van een omgeving zodat er meer ruimte is voor ontmoeting, of de opstart van een dorpswinkel, het vrijmaken van een trage weg, het plaatsen van een dorpsmonument, een aangeduide dorpswandeling langs alle lokale voedselproducenten, enzovoort.

Aanpak

1. Stel een werkgroep samen (inwoners, ambtenaren en procesbegeleiders) die het toonmoment praktisch uitwerken en taken verdelen.
2. Voorzie hier een aantal gezamenlijke werkmomenten ter voorbereiding van het toonmoment.
3. Duid een verantwoordelijke aan om dit te coördineren.
4. Zorg voor een goede communicatie naar de inwoners van het dorp, in samenwerking met de communicatieambtenaar van de gemeente.
5. Zorg dat je duidelijk maakt hoe er verder gegaan wordt met de resultaten van de participatie. Op die manier kan je deelnemers aan de participatie motiveren om bij te dragen aan het vervolg van het traject.

Tips

• Neem voldoende tijd tussen de laatste participatiesessie en toonmoment zodanig dat er tijd is om met de quickwins aan de slag te gaan.
• Zorg ervoor dat je gedeputeerde, burgemeester en/of schepen tijdig verwittigt van de datum van het toonmoment zodat ze dat in hun (vaak drukke) agenda kunnen noteren.
• Zorg dat je tussendoor regelmatig contact opneemt met alle betrokken partijen. Zij mogen niet het gevoel krijgen dat het traject afgelopen is.
• Voorzie een leuke locatie en fijne randvoorwaarden voor het toonmoment.(vb. foodtruck, zomerbar,…) gadgets voor de kinderen.
• Probeer op het toonmoment mensen warm te maken om zich verder te engageren in het Veerkrachtige dorpenverhaal (nazorgtraject). Dit doe je door zelf aanwezig te zijn en mensen aan te spreken en te enthousiasmeren.
• Bedank de mensen die het traject hebben bijgewoond. Zo waardeer je hen voor hun inbreng op de sessies. De resultaten van het traject zijn er dankzij hen.

Laat je inspireren door  Booischot, Schriek, Sint-Jozef en Essen. En bekijk hier de reportage van RTV over het toonmoment in Booischot.